ERP T04A

Pelaksanaan (Implementasi) Erp Dan Reengineering Proses Bisnis Pada Universitas Kecil 

UWS adalah pergutuan tinggi kecil seni liberal (liberal-arts college) di Wisconsin utara dengan sekitar 2,700 mahasiswa, perguruan ini adalah satu dari 13 jurusan four-year di sistem universitas Wisconsin. UWS membangun sistem warisan yang dibangunnya pada Unisys A-Series mainframe pada tahun 1980an, dengan beberapa tambahan utama yang diimplementasikan pada 1990an. SIS mendukung regristrasi, penilaian, penagihan yang diotomatiskan, auditing derajat tingkatan, dan peminjaman langsung. Oleh karena kepemilikan sistemnya alami, hanya fakultas, penasehat dan staff administrasi yang dapat mengakses sistem tersebut. SIS juga tidak bisa menangani peningkatan permintaan untuk web-based pelayanan mahasiswa dan untuk melaporkan end-user.

Pada tahun 1998 sistem Universitas Wisconsin memperoleh lisensi sistem yang luas untuk digunakan oleh PeopIeSoft SA.. Kampus UWS memulainya dengan mengimplementasikan modul pendaftaran, yang mana calon mahasiswa jurusan dan mahasiswa yang mempunyai status pendaftar. Modul ini dimulai pada musim semi 2000. Sebuah modul dokumen mahasiswa, digunakan untuk tracking dokumen mahasiswa, menggolongkan, dan membagi dalam kelas–kelas, berawal dengan menyelenggarakan registrasi pada musim semi 2000, dan secara penuh dijalankan pada musim gugur 2000. Dua modul sisanya, pembayaran ongkos kirim mahasiswa, pembayaran mahasiswa,biaya pertolongan, mengatur pinjaman mahasiswa, uang bantuan, dan pinjaman langsung, juga mulai dijalankan pada musim gugur 2000

Berdasarkan tujuan awal, sistem ini sesuai jadwal dan berada dalam anggaran, proyek ini dikatakan sukses. Meskipun begitu, tidak setiap bagian dari proyek berjalan sesuai rencana. Pengimplementasi banyak mendapat pelajaran berharga dari prosesnya. Sebuah tantangan besar yaitu berhadapan dengan perubahan untuk praktek bisnis dimana kampus telah mengembangkan disekitar sistem warisan mulai tahun 1980an.

SA adalah sebuah paket configurable. Meskipun begitu, SA membawa banyak kemampuan bisnis yang dipekerjakan oleh sistem yang lain, biasanya besar, sekolah yang tidak bisa dimodifikasi. Banyak perubahan pada sistem asli harus ditinjau dan diuji secara menyeluruh bilamana sewaktu–waktu suatu tambahan atau suatu upgrade diterapkan.

Kampus harus terlebih dahulu menerima cara baru beroperasi, mengabdopsi banyak dari proses baru seperti mungkin mengambil keuntungan penuh dari sistem baru dan untuk meminimasi kerumitan dari perawatan yang dilakukan berulang–ulang. Pelatihan bertujuan agar end-user tidak hanya terdapat pada sistem baru tetapi juga pada cara baru pada pengoperasiannya. 

THE IMPLEMENTERS

Keputusan untuk mengimplementasikan People-Soft SA ditentukan oleh panitia acara dimana meliputi manajemen utama dari universitas dan pemimpin-pemimpin universitas dari kantor pelayanan.

Pembantu rektor menunjuk kepala administrasi sistem informasi (AIS = Administrative Information Systems) sebagai pemimpin proyek. Empat tim inti implementasi dihadapkan bersama, salah satunya berasal dari siswa kantor pelayanan. Tim perijinan terdiri dari perwakilan AIS, dan dua orang dari kantor perijinan. Dua orang pekerja AIS, dua dari kantor pendaftaran dan satu orang dari kantor pertimbangan membentuk daftar siswa yang tergabung dalam tim implementasi. Tim keuangan meliputi satu pekerja AIS dan dua berasal dari kantor bendahara. Tim implementasi bantuan keuangan meliputi satu pekerja IT dan dua orang berasal dari kantor bantuan keuangan. Masing-masing pengawas kantor dan banyak peserta cross-functional (dengan fungsi silang) juga menjadi anggota penting tim ini.

DATA DAN INFORMASI YANG MENINGKAT

Pengguna administratif dengan cepat menemukan bahwa waktu yang diperlukan untuk memasukkan data meningkat secara signifikan dalam sistem baru. Mengingat sistem yang terdahulu telah menggunakan satu atau dua tampilan entry data utama dan telah melayani selusin atau lebih field yang berbeda, sistem yang baru menuntut pengguna dapat menavigasikan melalui lima hingga sepuluh tampilan untuk menyelesaikan proses yang sama. Sistem yang baru menangkap banyak data dalam database relasional ini, terdiri dari selusin bahkan ratusan tabel. Dengan begitu menuntut pengguna untuk menavigasikan melalui berbagai tampilan dan dan mengisi begitu banyak field. Memasukkan aplikasi mahasiswa memerlukan waktu satu sampai dua menit dalam sistem yang terdahulu. Memasukkan sebuah aplikasi dalam SA dapat dua kali lebih lama. Dalam sisi positif, waktu ini menurun sekitar empat hingga enam menit ketika kantor pendaftaran pertama memulai menggunakan sistem baru ini hingga sekitar 2 hingga 3 menit.

Berdasarkan jumlah tabel yang banyak dan kebutuhan akan keakuratan data dalam sistem baru, pengguna sekarang harus mereview berbagai pengecualian dalam mengedit laporan. Staf IT kampus telah menulis berbagai laporan untuk mencari duplikasi record, dan data yang tidak valid serta tidak masuk akal. Sebagai contoh, suatu laporan menampilkan alamat yang tidak lengkap ketika satu atau lebih field alamat hilang, seperti kode ZIP. Laporan lain membantu untuk memverifikasi bahwa semua mahasiswa memiliki setidaknya satu alamat aktif yang masuk dalam database. Hal ini membutuhkan waktu untuk mereview laporan ini dan membuat koreksi yang diperlukan terhadap data dalam sistem. Mereka yang tertarik untuk menangani implementasi ERP harus merencanakan untuk untuk menghabiskan waktu tambahan untuk mereview beberapa laporan dan membuat koreksi yang tepat pada data tersebut.

Laporan yang dihasilkan dari SIS yang terdahulu tidak selalu dapat ditiru dalam sistem yang baru. Faktanya, staf administratif bersama dengan staf IT kampus mendesain ulang banyak laporan untuk menarik keuntungan dari data tambahan yang sekarang sedang dikumpulkan oleh SA dan dari kemampuan reporting yang lebih besar dari yang disediakan sistem, seperti cross tabs dan chart. Beberapa data tidak lagi ditampilkan dalam format yang sama. Sebagai contoh, suatu laporan terdahulu dari mahasiswa yang telah terdaftar. Laporan menunjukkan satu baris tiap mahasiswa, menggunakan empat kolom, untuk dua matakuliah pokok pertama dan dua matakuliah tambahan pertama. SA tidak memiliki batasan jumlah matakulian pokok dan tambahan yang dapat diambil mahasiswa. Meskipun demikian, hal ini membuat suatu keinginan untuk mendesain ulang laporan untuk mendaftar setiap matakuliah pokok dan tambahan dalam sebuah baris baru. Pengguna akhir mendesain ulang banyak laporan dalam suatu cara untuk menggabungkan informasi dari dua atau lebih listing terdahulu, demikian mengurangi jumlah keseluruhan laporan. Pelaksana masa depan dari sistem ERP seharusnya merencanakan untuk mereview dan mendesain ulang semua laporan terdahulu untuk mengambil keuntungan dari sistem baru.

Meskipun pengguna administratif sekarang menggunakan banyak tampilan dan memasukkan banyak data, data baru ini membantu untuk menghasilkan laporan yang bermanfaat dan akurat untuk manajemen universitas pada berbagai level dan bagi Sistem Universitas Wisconsin, sebuah otoritas pusat dalam kampus tersebut. Karena pengguna administratif menjadi lebih nyaman dengan sistem baru dan lebih lancar dengan tampilan dan proses yang baru. 

PEMBAGIAN DATA

User administratif dari administrasi, pencatat/pendaftar, bendahara, dan kantor bantuan keuangan harus mengubah cara operasi dengan mematuhi/memperhatikan anggota lain. Ketika SIS menetapkan sejumlah kemampuan pembagian data, SA membawa pembagian data ke level yang lebih tinggi dalam perusahaan. Alamat calon murid, dimasukkan di kantor administrasi, akan dapat dilihat oleh tiga kantor yang lain dengan cepat. Hal ini memiliki penerapan yang signifikan di kantor lain. Contohnya, masukan yang salah dalam kolom alamat akan menghalangi murid menerima surat penting dari pendaftar kantor. Perekaman yang tidak lengkap dari murid pindahan dari sekolah lain akan menghalangi murid dalam bersaing untuk bantuan keuangan jenis tertentu.

Pengaksesan terhadap masukan data menjadi hal yang penting, sebagai titik dimana kebanyakan data demografis tercantum. Alamat yang dimasukkan pada titik ini dapat digunakan untuk mengirimkan surat pemberitahuan yang penting seperti tenggat waktu registrasi dan informasi biaya perkuliahan. Pengejaan yang benar dari nama murid digunakan nantinya untuk membuat pencatatan murid dalam pelayanan Web, Web portal, dan e-mail account. Pelayanan web mampu memberikan akses untuk registrasi, mengecek kelas, transkrip secara tidak resmi, derajat audit, dan data murid lainnya. Web portal digunakan sebagai bagian dari kelas. E-mail account sering digunakan untuk komunikasi penting dari dosen penasehat, instruktur, dan staf administrasi. Merubah pengejaan nama account yang tidak benar akan memakan waktu proses yang lama.

Memasuki akses kantor juga perlu mentransfer kredit dan data GPA penting dalam menentukan murid yang pantas masuk dalam klasifikasi, jumlah bantuan finansial yang murid terima, dan kumpulan kelas dimana dapat memenuhi syarat untuk menjadi anggotanya. Pemindahan yang terlambat dari dokumen murid, misalnya karena transkrip yang salah penempatan, dapat menghindari murid dari registrasi online.

PENCATATAN RANGKAP (DUPLICATE RECORD)

SIS memberikan toleransi terhadap pencatatan rangkap. Beberapa data mahasiswa disimpan dalam dua tabel, sehingga ketika ditemukan pencatatan ganda, maka akan sulit menggabungkan dua catatan dalam satu tabel dan beberapa catatan dalam tabel yang lain. SA (student Administration) memberikan toleransi yang tidak begitu luas dalam hubungannya dengan pencatatan rangkap ini. Database yang berhubungan dengan sistem ERP ini kemungkinan besar membutuhkan modifikasi beberapa tabel untuk menggabungkan dua catatan mahasiswa, dan mengeliminasi pencatatan rangkap.

Staff Administrasi dan IT harus mendesain proses untuk menemukan pencacatan rangkap dan mengeliminasinya. Beberapa data mahasiswa diambil melalui telepon, dan kemungkinan kesalahan mendengar nama serta alamat mahasiswa dapat terjadi. Oleh karena itu, pencatatan rangkap mungkin sekali terjadi. Karena data yang masuk tidak terjadi terus-menerus dan jumlah data yang masuk banyak (ribuan data tiap waktu pada kampus yang sama), maka Staff Administrasi dan IT sepakat untuk menerima pencatatan rangkap. Mereka menemukan beberapa masalah ketika data tersebut digunakan sebagi syarat untuk memasuki sekolah dan memberikan data yang akurat dalam bentuk dokumen.

Staff IT merancang suatu laporan pemeriksaan pengecualian yang mencoba untuk mencocokkan nama, alamat, tempat tanggal lahir, dan nomor jaminan sosial dengan beberapa kombinasi untuk memeriksa sebanyak mungkin pencatatan rangkap yang terjadi. Laporan ini tidak dapat menemukan semua pencatatan rangkap, seperti salah mengeja nama dan format alamat yang tidak sama. Selain itu, data calon tidak diharuskan menyediakan nomor jaminan sosial. Oleh karena itu, laporan tersebut tidak dapat diandalkan untuk mengeliminasi pencatatan rangkap.

Staff IT kampus mengimplementasikan third-party sytem, FirstLogic, dimana format alamat sesuai dengan aturan kode pos ketika data dimasukkan ke dalam sistem. Keuntungan lainnya adalah sistem ini membantu menemukan pencatatan rangkap dengan membuat suatu adress field yang sesuai. Misalnya, laporan penemuan pencatatan rangkap dapat mengalami kesalahan dua data karena kata ”street” ditulis ”St” pada suatu pencatatan alamat dan kata ”street” pada pencatatan lainnya. Firstlogic mengganti semua variasi kata ”street” dengan ”St” pada setiap pencatatan. Dengan demikian, laporan dapat menemukan pencatatan rangkap lainnya.

DIMENSI WAKTU PADA DATA

SIS merekam informasi terkini tentang para mahasiswanya. SIS hanya mempunyai data tentang mailing terakhir dan alamat tetap, dan direkam hanya oleh latest major. SA brefungsi untuk menambahkan dimensi waktunya. Sebagai contoh, nama dan alamat mahasiswa diberikan label dengan tanggal yang sesuai.

Layar legasi membutuhkan input data dari operator untuk menjelaskan informasi yang disimpan. Sistem itu membutuhkan penyisipan baris data.

Kebanyakan entri tanggal adalah berupa hal yang pasti, sedangkan beberapa informasi lainnya membutuhkan analisis seksama. Contoh, jika seorang mahasiswa keluar dari suatu semester lebih awal, maka persentase biaya dari kelas yang ditinggalkan tersebut pasti akan berubah. Bagaimanapun, tanggal yang digunakan pada saat mahasiswa tersebut keluar harus diteliti seksama. Jadi yang dicantumkan adalah data pada saat mahasiswa tersebut keluar secara resmi. Bukan tanggal pada saat mahasiswa tersebut mengisi formulir pengisian data di SIS.

LEGACY DATA

Tidak semua data yang terdahulu dapat dipindah ke sistem yang baru dengan mudah.Karena SIS tidak mempunyai dimensi data. Jadi data terdahulu harus dibuat ulang secara manual. Sebagai contoh, staff pembantu administrasi harus memasukkan nama mata pelajaran dan tanggal ketika mata pelajaran tersebut diubah. Mereka juga harus mengkoreksi data yang sudah pasti tentang perputaran mahasiswa. 

PELAYANAN BERBASIS WEB

SA memungkinkan didapatnya berbagai pelayanan melalui Web. Mahasiswa bisa mendaftar ingin masuk ke kelas apa saja dngan menggunakan E Hive, sebuah layanan berbasis Web. Karena kebijakan sekolah, periode pendaftaran mahasiswa biasanya ditentukan berdasar klasifikasi: senior bisa mendaftar sebelum yunior, yunior sebelum mahasiswa tingkat dua, dan mahasiswa tingkat dua sebelum mahasiswa baru. Karena itu mahsiswa harus log in untuk memeriksa tanggal dan waktu kapan mereka mendaftar.

Setelah mereka memenuhi persyaratan pendaftaran, mereka bisa memilih kelas apa saja yang mereka ikuti dan mulai melakukan registrasi awal. Bisa saja suatu kelas tidak dapat menampung jumlah mahasiswa yang mendaftar atau ada beberapa mahasiswa yang tidak memenuhi persyaratan. Mungkin juga mahasiswa tersebut belum membayar denda parkir atau iuran perpustakaan. contohnya. Sistem mencek persyaratan, pendaftaran yang sedang berlaku, dan kapasitas kelas tersebut, juga mengonfirmasikan pendaftaran atau penolakan pendaftaran dan menyediakan petunjuk bagaimana mengatasi masalah tersebut.

Servis berbasis Web, memerlukan redesain cara mahasiswa mendapatkan akun. Dimasa lalu, mahasiswa mendaftar pada orang yang bertugas di kantor registrasi dan menerima akun email setelah registrasi pertama mereka. Dengan SA, mahasiswa harus memiliki akun sebelum mereka dapat mendaftarkan diri secara online – akun yang dimaksud bukan akun email sederhana. Akun yang baru memungkinkan akses ke pengenalan SA berbasis web (registrasi, melihat nilai, dan transkrip tidak resmi), Web Portal (untuk aktifitas kelas yang spesifik), dan e-mail. Staf IT kampus, mendesain sebuah proses untuk membuat hanya satu akun untuk tiga tipe servis tersebut, namun tetap memerlukan sinkronisasi detail password dan perubahan akun pada tiga sistem tersebut.

UWS adalah salah satu sekolah di AS yang menggunakan SA berbasis web. Pada perilisan pertamanya, diperlukan beberapa modifikasi. Contohnya, staf IT kampus harus menjelaskan kembali pesan-pesan tidak jelas yang ditampilkan sistem dan memodifikasi cara tampilan informasi muncul di layar. Perilisan berikutnya dari vendor, dengan sebelumnya memperbaiki defisiensi perkenalan. Pengimplementasi harus siap mengoreksi kesalahan dalam sistem ERP pada perilisan versi pertamanya. Bertanya pada user sesegera mungkin saat mereka menemukan masalah dapat mempercepat perbaikan pula.

MAINTENANCE

Vendor ERP memberikan perbaikan dan Upgrade sistem, dan tidak terkecuali SA. Setiap perubahan yang terjadi pada sistem membutuhkan pengujian yang seksama untuk meyakinkan bahwa fungsi yang terpengaruh tidak merubah operasionalnya. Sekolah biasanya membuat modifikasi untuk membetulkan fungsi yang tidak dapat diterima atau menambahkan fungsi yng sebelumnya tidak ada pada sistem tersebut. Saat perbaikan atau Upgrade sistem, modifikasi ini harus diperiksa ulang, diaplikasikan, dan dilakukan pengujian. Oleh karena itu modifikasi sebenarnya tidak diinginkan karena merupakan maintenance yang rumit.

Sekolah bisa melakukan perbaikan dan Upgrade sistem secara berkala, minimal 3 bulan sekali. 

Pegawai administrasi harus memilih penguji yang handal dan mengalokasikan waktu kapan meraka bisa menguji sistem tanpa ada gangguan operasi. Pertama, pegawai UWS IT mencoba mengaplikasikan perbaikan dan Upgrade sistem pada beberapa laptop yang merepresentasikan salinan yang lengkap dari SA dengan database versi yang paling akhir ada. Kegiatan tadi bisa disebut juga dengan uji lingkungan. Kemudian pengguna administrasi dapat meminjam laptop tersebut. Karena perbaikan dan Upgrade sistem biasanya harus diaplikasikan secara tepat, maka pengujiannya akan memakan waktu yang sangat lama. Pelaksana dari UWS mencoba menyelesaikan semua pengujian tadi dalam waktu seminggu setelah perbaikan diaplikasikan pada uji lingkungan.

Untuk melakukan perbaikan sistem, staff IT harus mematikan dulu sistem tersebut. Staff IT UWS menetapkan bahwa waktu yang terbaik untuk memperbaiki sistem adalah selama akhir pekan. Hal tersebut akan meminimasi interupsi pada Web dan layanan SA serta dapat memberikan waktu untuk recovery sebelum hari Senin. Staff pembantu administrasi UWS biasanya datang pada saat akhir pekan untuk menyelesaikan tugas yang belum selesai. Jadi staff IT UWS harus mengkoordinasikan dulu dengan semua pegawai administrasi pada saat ingin mematikan sistem. Staff IT akan memberitahukan melalui email kepada seluruh kampus tentang kapan sistem itu dimatikan dan apa antisipasinya.

Sedangkan jika kita melakukan upgrade sistem, maka akan mempengaruhi fungsi pelayanan secara signifikan. Pemakainya mungkin harus mengikuti pelatihan untuk versi baru sistem, karena ada berbagai fitur dan cara baru untuk mengoperasikannya.

Proyek ERP dapat meningkatkan turnover karyawan. Pelaksana sebaiknya melakukan pelatihan untuk pemakai sistem dengan pengajar dari staff IT. Hal ini akan membantu untuk mengurangi turnover karyawan. Akan tetapi, seorang programmer sistem pergi selama implementasi, dan seorang ahli keuangan dipindahkan ke departemen yang lain mengikuti implementsi. Suatu review tentang retensi kebijakan dapat membantu untuk tetap mempertahankan staff yang bernilai.

KEBIASAAN SEKOLAH

Database ERP menyediakan data mengenai setiap orang yang memiliki nomor identitas yang unik. Walaupun pengguna dapat mencari seseorang dalam suatu sistem dengan menggunakan nama terakhir dan nama pertama, identitas yang unik merupakan salah satu langkah pasti untuk menempatkan siswa atau pekerja dalam suatu daftar. Karena UWS mengawasi kedua-duanya baik siswa maupun pekerja dalam SA, pengguna bagian administrasi harus belajar untuk membedakan antara keduanya.

Walaupun nomor akan mengenali seseorang dalam kampus, bukan berarti kebiasaan dalam kampus akan berubah. Sekarang ini, ID yang unik digunakan dimana-mana, tetapi pelaksana pada designed mailing UWS dan komunikasi dengan siswa lainnya, staff pengajar, staff lainnya secara personal yang menyampaikan kebiasaan dari kampus tersebut. Untuk membantu mengurangi keresahan selama pendaftaran melalui Web, kantor pendaftaran melakukan pendaftaran per orang untuk siswa-siswa yang tidak menginginkan daftar secara online. Pengukuran ini, diantara lainnya, membantu kampus untuk mempromosikan sistem ini, selain mengurangi kepenatan dan keresahan.

PELAJARAN YANG DIDAPAT

Tantangan utama dalam proses bisnis reengineering adalah untuk melupakan cara tradisional dalam mengerjakan sesuatu dan memiliki pikiran terbuka terhadap fungsi-fungsi yang ditawarkan SA. Kebanyakan dari fungsi tersebut mengembangkan cara suatu kampus beroperasi, meskipun sebagian kecil dari fungsi tersebut tidak sesuai dengan kampus kecil kami. Sebagian dapat disusun kembali, tapi user harus bisa menyesuaikan yang tak bisa disusun ulang.

Menerapkan sebuah sistem ERP pada kampus kecil memberikan tantangan sebagaimana kesempatan. Staf yang berskala kecil dan kompensasi rendah menambah kesulitan penerapan ERP tersebut. Tentu saja sebuah kampus kecil juga berarti memiliki alur laporan yang pendek dan staf yang serbaguna. Faktor ini harus digunakan demi kebaikan untuk penerap lainnya pada kampus yang kecil pula.

Keputusan tentang perubahan proses, pengiriman staf untuk mengikuti training, atau mengatur penerapan jadwal dapat dibuat lebih cepat pada kampus kecil. Konsultan tetap diperlukan, namun jumlahnya dapat diminimasi dengan member kesempatan kepada staff serbaguna[i] . Staf internal juga harus memiliki kewenangan tambahan untuk membuat keputusan.

Kampus kecil dapat menjaga grup implementasi mereka tetap kecil dan menganjurkan training silang. Dengan cara ini, user administrative menjadi lebih peka pada bagaimana kerja mereka mempengaruhi lainnya dan bersikap proaktif dalam menyesuaikan sistem yang baru.

Terutama, penting untuk kampus kecil dalam menyesuaikan proses bisnisnya kepada sistem baru dibandingkan dengan menyesuaikan sistem untuk masuk pada praktek yang telah berjalan. UWS memilih untuk mengaplikasikan sesedikit mungkin penyesuaian, sebagaimana staf IT universitas diberi beban terlalu banyak dengan tugas yang telah ada sehingga tidak dapat melakukan maintenance tambahan.

Yang penting, komunitas masyarakat termasuk fakultas, mahasiswa, staf administrative, dan top manajemen- harus diberi tahu bahwa sistem yang baru harus memerlukan perubahan dalam bagaimana memasukkan data dan menerima informasi. Sebuah sistem administrasi mahasiswa baru sepertinya akan punya pendaftaran mahasiswa untuk kelas-kelas dan menerima nilai dari web. 

Fakultas harus disiapkan untuk melihat dan mencetak daftar nama kelas dan memasukkan nilai mahasiswa pada Web. Staf administrasi, harus menyiapkan diri untuk mereview laporan lebih banyak, memasukan data yang lebih banyak pula, dan menghabiskan waktu lebih banyak.

Pengguna dari sistem baru di UWS harus mempelajari banyak istilah baru. Contohnya, screen disebut panel; a date specific entry : baris; shortcut pada panel tertentu : favorit. Pengimplementasi menemukan bahwa mengunakan istilah baru secara eksklusif akan sangat berguna selama sesi kampus training untuk membantu proses transisi. Istilah baru akan menjadi sangat familiar setelah beberapa bulan pertama.

Pengimplementasi menemukan bahwa banyak proses bisnis yang memerlukan reengineering, setelah sistem berjalan. Karena kampus berukuran kecil dan sistemnya sangat besar dan kompleks, percobaan yang berjumlah terbatas harus dilaksanakan. Dalam proyek ERP, sangat krusial untuk menjadi proaktif dan menyelesaikan sebanyak mungkin reengineering proses bisnis sebelum sistem berjalan. Calon implementer harus berencana untuk menggandakan kasus percobaan dan untuk reengineering proses bisnis yang signifikan. 

Banyak perubahan pada proses bisnis memerlukan kantor administrative untuk menadapatkan data lebih banyak menggunakan entry lebih banyak pada layar, dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk memasukkan data dan mereview laporan. Calon pengimplementasi harus berencana untuk memperkerjakan staf tambahan sementara untuk membantu selama proses implementasi. Staf tambahan tersebut juga harus disiapkan untuk menghadapi area yang penuh dengan tegangan akibat perubahan yang terjadi karena sistem baru.

Memilih sistem paling fleksibel dan personel dengan rangking tertinggi untuk menjamin reengineering proses bahwa cara baru dalam menjalankan bisnis diterima dan direncanakan untuk itu. Peringkat tinggi dari personel mengakibatkan penerimaan yang cepat pada perubahan ini dan implementasi yang berjalan sukses pada kantor secara berturut-turut. Tidak semua proses akan di reengineer untuk waktu yang akan datang. Beberapa masalah akan ditemukan setelah sistem berjalan. Dalam kasus tersebut, pengimplementasi harus bisa untuk meletakkan segala sesuatu pada tempatnya dan mengimplementasikan perubahan yang cepat pada pemulihan proses dalam usaha awal reengineering.

Tantangan utama dalam proses reengineering bisnis adalah untuk melupakan cara tradisional untuk melakukan sesuatu dan membuat pikiran terbuka tentang fungsi baru yang ditawarkan SA. Banyak dari fungsi ini mengembangkan cara kampus beroperasi, meskipun beberapa tidak cocok untuk kampus kecil kami yang sangat baik. Beberapa dapat dikonfigurasi ulang, tetapi pemakai harus lebih dulu melakukan penyesuaian ke yang tidak bisa dilakukan. Penerapan sistem ERP dalam kampus kecil memberikan tantangan seperti halnya kesempatan. Staff yang kecil dan kompensasi kecil menambahkan kesulitan dalam implementasi tetapi kampus kecil juga berarti bentuk pelaporan pendek/singkat dan staff yang cakap dalam beberapa hal. Penerapan lain pada kampus kecil harus menggunakan faktor ini untuk keuntungan mereka. Keputusan mengenai proses perubahan, mengirim staff untuk pelatihan, atau mengatur jadwal penerapan dapat dibuat lebih cepat pada kampus kecil. Konsultan akan diperlukan, tetapi jumlahnya dapat diminimumkan dengan jumlah staff yang cakap dalam beberapa hal.

Kampus kecil dapat menjaga pelaksanaannya grup kecil dan mendorong pelatihan silang. Dalam cara ini, pengguna administrasi akan menjadi lebih tahu bagaimana sistem ini bekerja mempengaruhi yang lain dan proaktif dalam praktek merubah bisnis untuk menjadi sistem baru yang cocok.

Sangat penting khususnya untuk kampus kecil untuk mengatur proses bisnis ini menjadi sistem baru yang cocok daripada mengkostumisasi sistem menjadi cocok dengan praktek yang ada. UWS memilih untuk melaksanakan sangat sedikit kustomisasi, seperti staff IT universitas yang sudah melebihi batas dengan tugas yang ada dan tidak dapat melakukan perawatan tambahan. Komunitas kampus termasuk fakultas, mahasiswa, staff administrasi, dan manajemen atas diinformasikan bahwa sistem baru akan memerlukan perubahan bagaimana memasukkan data dan menerima informasi. Sistem administrasi mahasiswa baru akan mungkin sekali memiliki mahasiswa yang mendaftar untuk kelas dan menerima grades dalam web. Fakultas harus mempersiapkan untuk melihat dan mencetak daftar nama kelas dan memasukkan grade mahasiswa dalam web. Staff administrasi harus mengharapkan untuk mengulas beberapa laporan, memasukkan beberapa data, dan menghabiskan lebih banyak waktu juga. Pengguna sistem baru pada UWS memperoleh pelajaran dalam banyak istilah baru. Pengaplikasian ini berguna untuk menggunakan istilah baru selama sesi pelatihan dalam kampus untuk membantu proses transisi. Istilah baru ini menjadi lebih familiar setelah beberapa bulan pertama. 

Karena kampus ini sangat kecil dan sistem sangat besar dan kompleks, jumlah pengujian yang terbatas adalah yang terpenuhi. Menjadi proaktif dan lengkap seperti beberapa proses reengineering bisnis sangat mungkin sebelum sistem meninggalkan tempat yang penting dalam proyek ERP. Aplikasi ke depan yang harus direncakan untuk kasus berbagai macam tes dan untuk proses reengineering bisnis yang signifikan. 

Banyak orang di beberapa kampus yang mengiplementasikan ERP akan merealisasikan manfaat dari sistem yang baru. Pengaplikasi harus perhatian pada manfaat atas seluruh biaya yang diaplikasikan pada sistem baru. 

Proyek implementasi sistem harus meningkatkan hubungan publik yang baik. Pengaplikasi mungkin mendapatkan diri mereka sendiri sendiri menjual sistem kepada peserta yang segan dan pengguna akhir. Pengguna itu menolak terhadap perubahan dan teknologi secara umum dan akan merasa marah. Pengaplikasi dapat membantu mereka dengan sabar. Pengaplikasi harus mencoba untuk melibatkan semua grup dalam kampus untuk memastikan penerimaan sistem dan usaha reegineering. 

Aplikasi ERP sering menyingkirkan posisi administrasi, tetapi dalam kampus kecil bahwa hal ini tidak harus menjadi masalah. Pengetahuan ini harus membantu mengurangi stress dari banyak peserta yang segan. Sebagai tambahan, sistem sangat meningkatkan kemampuan administrasi. Bagaimanapun juga kemampuan administrasi yang ada dan staff IT akan diperlukan untuk meningkatkan secara signifikan untuk menggunakan sistem secara efektif. Akhirnya, kampus harus memilih mengaplikasikan sistem ERP untuk merealisasikan fitur terbaik mereka. UWS hanya memulai untuk pendekatan tahap ini, tetapi banyak keuntungan akan menjadi jelas : 

• Mahasiswa sekarang dapat mengakses pelayanan berbasis web, membolehkan administrasi mendukung staff untuk menyediakan lebih banyak waktu untuk aktivitas yang lain. Mereka dapat mendaftarkan untuk kursus secara instant dan melihat efek kursus ini terhadap kemajuan mereka dengan menggunakan audit online. 
• Penasehat sekarang mempunyai akses online untuk daftar orang yang dinasehati. Mereka juga dapat menjalankan audit dan transkrip untuk memonitor kemajuan orang yang mereka nasehati. 
• Instruktur dapat memilih untuk menerima daftar nama kelas secara online. Mereka juga dapat memasukkan grade final dengan menggunakan sistem baru. 
• Dapat dimengerti, laporan kertas yang diprint out akan menjadi usang. Sistem baru harus menghilangkan banyak tugas manual dan secara cepat memberikan informasi sekarang secara akurat kepada mahasiswa, fakultas, penasehat, dan pembuat keputusan universitas. 

Kesuksesan dari pengaplikasian ERP pada UWS berasal dari dedikasi dan keahlian pengaplikasi ini, dan untuk kesempurnaan dukungan berasal dari manajemen atas universitas dan UWS (University of Wisconsin System). Kampus kecil yang lain dapat mengumpulkan tingkatan dukungan ini dan sumber daya yang tepat dan diharapkan dapat meraih sukses yang sama dalam implementasi ERP mereka.